Menakar Pentingnya Manajemen Arsip

Menurut Odgers, seperti dikutip dalam buku Manajemen Administrasi Perkantoran Modern (Badri M. Sukoco, 2007:82) pengelolaan arsip atau dengan kata lain manajemen arsip adalah proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik. Masih dalam sumber yang sama, Charman (Badri M. Sukoco, 2007:82) menyebut definisi manajemen arsip sebagai proses yang menitikberatkan pada efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan, dan pemusnahan dokumen apabila tidak diperlukan.

Yohannes Suraja (2006:62), menuliskan bahwa manajemen kearsipan merupakan suatu rangkaian kegiatan mengelola seluruh unsur yang terlibat di dalam proses pengurusan arsip. Usaha pengelolaan kearsipan dilakukan melalui pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, pengarahan, dan pengendalian atau pengawasan terhadap arsip dan sumber daya yang tersedia untuk pengurusan kearsipan seperti pegawai kearsipan (arsiparis), fasilitas kearsipan, dan keuangan yang dipergunakan untuk pembiayaan pelaksanaan kegiatan kearsipan.

Setelah diuraikan mengenai beberapa pengertian pengelolaan arsip di atas, maka dapat disimpulkan bahwa pengelolaan arsip merupakan suatu rangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengatur seluruh unsur yang ada dalam pengurusan arsip, melalui pendayagunaan sumber daya yang tersedia pada suatu organisasi (arsiparis, fasilitas, dan finansial), untuk selanjutnya diarahkan dalam kegiatan kearsipan meliputi penyimpanan, penemuan kembali, peminjaman, pengamanan, dan pemusnahan arsip. Menurut Saiman (2002:105-106) terdapat tiga macam azas penyimpanan arsip, yaitu sentralisasi, desentralisasi, dan kombinasi sentralisasi dan desentralisasi. PDAM Tirto Negoro Kabupaten Sragen, dalam pengelolaan arsip menggunakan azas kombinasi sentralisasi dan desentralisasi. Dikatakan demikian, karena dalam penanganan arsip yang masih sering dipergunakan (arsip aktif), dikelola di unit kerja masing-masing, sedangkan untuk arsip yang sudah tidak sering dipergunakan (arsip inaktif) dikelola di sentral arsip. PDAM Tirto Negoro Kabupaten Sragen memiliki sub divisi Document Control yang bertugas melakukan pengelolaan arsip secara tersentral. Selain itu, pengelolaan arsip di PDAM Tirto Negoro Kabupaten Sragen juga diperkuat oleh Divisi Corporate Secretary. Pengelolaan arsip yang secara dini dilakukan PDAM Tirto Negoro Kabupaten Sragen ini dilaksanakan dengan didasari oleh kesadaran pihak manajemen terkait pentingnya fungsi arsip sebagai sumber informasi bagi perusahaan. 

Johan Bhimo Sukoco
*) Gambar diambil darisini.

Menjadi Asisten Dosen

Ini adalah cerita tentang kepingan hidup saya saat menjadi asisten dosen. Pada kisaran tahun ajaran 2012/2013 lalu, setelah memperoleh gelar sarjana, saya mendapat amanah menjadi asisten dosen dari seorang dosen yang sangat saya kagumi. Beliau adalah Ibu A.W. Erlin Mulyadi, S.Sos, MPA, seorang dosen lulusan University of Hawaii, USA. Pertama kali mendapat tawaran menjadi asisten dosen, saya sempat ragu dan berjanji akan memberikan jawaban sesegera mungkin. Pada akhirnya, setelah melalui pemikiran yang matang dan restu dari ibu saya, saya akhirnya memutuskan menerima tawaran tersebut. Ini kesempatan terbaik saya mengamalkan ilmu, toh pada saat itu saya tengah dalam masa tunggu untuk studi lanjut ke jenjang S2 di kampus yang sama. 

Saya mendapatkan amanah menjadi asisten dosen untuk mata kuliah Sistem Informasi Manajemen. Saya mengajar untuk 3 SKS pada Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma 3, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta. Di kelas ini, saya mengajar sebanyak 50 mahasiswa. Mengajar di kelas ini mengingatkan saya saat menjadi mahasiswa di program studi yang sama. Saya merupakan lulusan Program Studi Diploma 3 Manajemen Administrasi yang melanjutkan studi ke jenjang Strata 1 Program Studi Ilmu Administrasi Negara, dan melanjutkan lagi ke jenjang Strata 2 Program Studi Magister Administrasi Publik. Semangat belajar ini saya tularkan ke mereka agar memiliki daya tahan yang kuat terhadap setiap pembelajaran di kampus. 

Menjadi asisten dosen, mengharuskan saya harus banyak membaca materi, membuat modul, dan bahan ajar yang up to date. Selain itu, hal yang perlu digarisbawahi adalah materi yang saya ajarkan harus dapat diimplementasikan dalam dunia kerja, mengingat mahasiswa yang ada di depan saya adalah mahasiswa diploma yang diharapkan lebih banyak praktik dan teknis daripada menyerap teori. Mereka adalah calon administrator handal yang perlu dibekali oleh ilmu-ilmu praktis. Hal ini saya terapkan dalam Uji Kompetensi Dasar II, dimana saya sengaja membuat format penilaian dengan melihat bagaimana penerapan atau implementasi Sistem Informasi Manajemen dalam sebuah organisasi publik. Saya membagi mahasiswa ke dalam delapan kelompok, dimana setiap kelompok terdiri dari sekitar 6 s/d 7 mahasiswa. Kelompok-kelompok ini kemudian saya undi untuk membahas mengenai implementasi Sistem Informasi Manajemen di perguruan tinggi/sekolah, hotel, perpustakaan, supermarket/mall, pabrik konveksi, bank, rumah sakit, sampai dengan kantor pos. Mereka diharuskan presentasi dimana jadwalnya saya undi pada hari H, sehingga diharapkan semua kelompok selalu siap dengan materinya masing-masing. Hasilnya? Sangat menggembirakan. Setiap kelompok mempresentasikan dengan baik implementasi Sistem Informasi Manajemen di masing-masing organisasi publik sesuai hasil undian. Sebagian besar kelompok mempraktikkan software yang digunakan dalam organisasi yang bersangkutan. 

Perkuliahan seringkali saya sisipkan dengan diskusi dan tanya jawab. Bahkan, dalam Uji Kompetensi Dasar II, saya sengaja membuat format penilaian dengan mempertimbangkan poin keaktifan dan partisipasi dalam diskusi kelompok. Pada perkuliahan, seringkali saya mencatat nama-nama mahasiswa yang aktif dalam diskusi. Saya berusaha mengarahkan mereka agar tidak canggung untuk berbicara di depan umum, dan lebih aktif dalam menyampaikan pendapatnya. Hal ini mudah-mudahan dapat menjadi bekal bagi mereka saat bekerja nantinya. Format diskusi ini selain membangun kepercayaan diri mereka, juga saya harapkan mampu mengusir rasa jenuh dan mengantuk, mengingat jam mata kuliah yang saya ajarkan berada di ujung hari, yaitu pukul 14.30 s/d 16.55 WIB. Selain diskusi, untuk menghangatkan suasana, saya selalu menawarkan sebuah cuplikan video berdurasi pendek terkait dengan topik materi yang dibahas pada hari itu. Semisal pada saat membahas mengenai materi etika dan keamanan dalam teknologi informasi, saya sengaja memutar video kasus pencurian hardware di warung internet (warnet) oleh oknum. Biasanya lampu akan saya matikan selama video diputar, dan setelah selesai akan saya ajukan pertanyaan yang kemudian kita bahas dalam sebuah diskusi.  

Mengajar, bagi saya bukan hanya ajang menyampaikan ilmu melainkan juga menyusupkan pesan-pesan moral ke anak didik. Saya selalu memulai dan mengakhiri pembelajaran di kelas dengan berdoa bersama. Seringkali saya sisipkan pesan-pesan kehidupan kepada mereka. Semoga nilai-nilai moral dan spiritual yang saya sampaikan ini dapat mereka terapkan dalam kehidupan sehari-hari. Mengajar, adalah juga memberikan kesempatan kita untuk belajar. Semakin kita banyak memberikan ilmu, maka semakin banyak yang akan kita peroleh dari ilmu tersebut. Boleh jadi, hakikat sedekah ilmu bergerak dalam proses ini. Saya ingat pesan William Glaaser, yang menulis : “We Learn … 10 % of what we read. 20 % of what we hear. 30 % of what we see. 50 % of what we see and hear. 70 % of what we discuss. 80 % of what we experience. 95 % of what we teach to others.” Semoga ilmu yang saya sampaikan ini mampu menjadi amal jariyah yang tidak akan terputus saat saya meninggal nanti. Dan mudah-mudahan saya dapat kembali terjun ke dunia pendidikan untuk mengamalkan kembali ilmu yang telah diamanahkan ke pundak saya. Demikian harapan ini selalu saya pupuk dan rawat dengan baik, agar di kemudian hari benihnya dapat segera disemai.

Johan Bhimo Sukoco

*) Gambar diambil darisini.

Selayang Pandang Dunia Kearsipan

Arsip adalah bahan kerja dalam bentuk tulisan yang disimpan dan dirawat sebaik-baiknya untuk memberikan informasi (Thomas Wiyasa, 2003:44). Arsip yang dimiliki suatu organisasi perlu dikelola secara memadai. Pengelolaan arsip atau jamak disebut dengan manajemen arsip disini, diartikan sebagai suatu kegiatan dalam mengurus atau mengatur arsip  secara sistematis, sehingga apabila sewaktu-waktu dibutuhkan dapat ditemukan kembali secara cepat dan tepat. Pengelolaan arsip ini disebut pula dengan kearsipan atau filing. Di dalam manajemen kearsipan ini, daur hidup arsip dari penciptaan sampai penyusutan perlu diperhitungkan secara tepat, sehingga dapat  diketahui proses mana yang sedang dilalui arsip yang bersangkutan.

Perlu dicatat, pengelolaan arsip bukan hanya terfokus pada penyimpanan saja, melainkan juga perlu diperhatikan proses pemeliharaan sampai dengan penemuan kembali. Hal ini sesuai dengan pengertian yang terkandung dalam kearsipan itu sendiri. Menurut Wagimin dan Endang Martini (2006:30) kearsipan atau filing merupakan proses penerimaan, pengaturan, dan penyimpanan warkat-warkat secara sistematis. Prosedur secara sistematis tersebut bertujuan agar arsip yang disimpan dapat ditemukan kembali dengan mudah, apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.

Hal yang perlu digarisbawahi adalah bahwa penemuan kembali arsip merupakan tujuan inti dari pengelolaan arsip. Penyimpanan arsip memang penting, akan tetapi penemuan kembali arsip secara cepat lebih vital. Pengelolaan arsip dalam suatu organisasi jamak dilakukan oleh Unit Sekretariat. Hal ini didasarkan bahwa kearsipan merupakan bagian dari kegiatan ketatausahaan, yang diidentikkan dengan pengurusan surat/warkat. Menurut Wursanto (Saiman, 2002:31), sekretariat adalah satuan organisasi atau lembaga yang melaksanakan jasa-jasa perkantoran dalam bidang ketatausahaan.

Sekretariat sebagai unit pengurusan arsip atau warkat dituntut memberikan perhatian yang lebih pada pengelolaan arsip. Pengelolaan arsip yang tidak sesuai prosedur seringkali menimbulkan kesimpangsiuran informasi. Suatu keputusan atau kegiatan organisasi lainnya akan sedikit banyak mengalami hambatan, apabila pengelolaan arsip tidak dilakukan secara memadai. Sebaliknya, keberadaan arsip dapat mendukung kinerja organisasi jika pengelolaannya dilakukan dengan memperhatikan prosedur kearsipan. 

Menyadari betapa pentingnya manajemen arsip yang handal, PDAM Tirto Negoro Kabupaten Sragen merumuskan pembentukan sub divisi Document Control yang secara khusus melakukan pengelolaan arsip. Lebih lanjut, pihak manajemen PDAM Tirto Negoro Kabupaten Sragen membentuk divisi Corporate Secretary untuk memperkuat pengelolaan arsip di perusahaan publik tersebut. Hal ini membuktikan bahwa PDAM Tirto Negoro Kabupaten Sragen memiliki komitmen yang kuat dalam melakukan pengelolaan arsip  atau manajemen arsip. 

Johan Bhimo Sukoco
*) Gambar diambil darisini. 

Change!

Artikel ini merupakan resensi buku berjudul Change!, sebuah buku bertema besar perubahan karangan Rhenald Kasali, Ph.D (2005). Buku ini mengulas perihal manajemen perubahan dan manajemen harapan. Buku ini banyak membahas perihal perubahan yang dilakukan dalam organisasi atau perusahaan. Dikatakan dalam buku ini bahwa perubahan dapat dilakukan seiring perjalanan sebuah organisasi. Rhenald Kasali, Ph.D mengutip pepatah romawi yang mengatakan bahwa “crescit in cundo”, yang berarti bahwa bertumbuh selagi berjalan. Hal ini menunjukkan bahwa sebuah perubahan organisasi dapat dilakukan bersamaan dengan pertumbuhan organisasi tersebut.

“Change” perlu dilakukan secara bertahab (incrimental). Perlu diingat bahwa “Change” bukan berarti saat program dirubah, perubahan langsung terlihat jelas. Perubahan memerlukan waktu untuk melihat hasilnya. Hal ini seperti yang terlihat dalam contoh kasus orang yang sedang sakit. Perubahan berarti ialah perjalanan dari ia sakit menjadi sembuh. Jika orang sakit tersebut ingin sehat, maka ia harus mau menelan obat-obatan berupa pil pahit, infus, operasi berdarah-darah, suntikan menyakitkan, kemoterapi, sinar laser, dan lain sebagainya. Kemudian, orang tersebut akan dalam kondisi recovery kemudian bangkit dan  sehat lagi. Namun, perubahan juga memerlukan diagnose atau strategi yang tepat. Contohnya, jika dokter memberi diagnosa salah terhadap pasien sakit tersebut, dampaknya ialah ia justru akan bertambah sakit atau bahkan ironisnya meninggal dunia.

Setiap orang di dalam perubahan perlu menanamkan diri pada sifat “ketidakpuasan” terhadap kondisi yang sudah ada dan keluar dari zona nyaman yang sebelumnya sudah melikupinya. Hal ini seperti yang dikatakan Jim Collins (2001) bahwa “Good is enemy great”. Hal ini berarti bahwa jika seseorang menilai prestasinya sudah baik (good), akan terhalang berevolusi menuju kondisi lebih baik (great), hal ini karena seseorang tersebut sudah berada di zona nyaman.

Hal yang menarik adalah ungkapan Rhenald Kasali (2005:138), yang mengatakan bahwa bagi orang yang bekerja, perubahan yang tak kunjung memberikan hasil, dapat diibaratkan sekolah yang tak kunjung wisuda. Hal ini berarti bahwa kita akan berada di sekolah terus, sampai suatu ketika kita sadar telah kehilangan orbit. Dari pernyataan tersebut, dapat disimpulkan bahwa dalam setiap organisasi, perubahan harus dilakukan. Jika tidak, maka analoginya ialah kita bekerja terus menerus namun tanpa output yang sesuai harapan atau bahkan kita akan tergerus oleh persaingan dengan corporate  lainnya.

Buku berjudul Change! ini merupakan satu dari kelima buku karangan Rhenald Kasali, Ph.D, yang dikaji oleh karyawan-karyawati PDAM Tirto Negoro Kabupaten Sragen setahun terakhir. Buku terkait motivasi kerja lainnya yang dikaji adalah “Myelin”, “Re-Code”, “Cracking Zone”, dan “Powerhouse”.Buku-buku ini dibagikan kepada karyawan oleh Divisi Sumber Daya Manusia (SDM) PDAM Tirto Negoro Kabupaten Sragen, dengan harapan dapat meningkatkan motivasi kerja karyawan. Diharapkan pula dengan mengkaji buku ini karyawan semakin terampil dalam menganalisis berbagai permasalahan organisasi, serta menemukan berbagai strategi untuk keluar dari permasalahan organisasi tersebut, hingga pada akhirnya mampu bangkit dan menjadi perusahaan kelas dunia. Sebagai implementasi buku ini, PDAM Tirto Negoro Kabupaten Sragen telah melakukan perubahan mendasar dari pola kerja berbudaya birokrasi menjadi budaya korporasi. Perubahan budaya kerja ini, ditandai dengan konsolidasi SDM dan ditandatanganinya 5 (lima) nilai inti perusahaan yang mengedepankan nilai-nilai bisnis daripada politik praktis. 

Johan Bhimo Sukoco

 *) Gambar diambil darisini

Exit and Voice Theory di PDAM Kabupaten Sragen

Kualitas pelayanan di PDAM Kabupaten Sragen dapat dianalisis menggunakan teori exit and voice. Teori exit mengatakan bahwa konsumen diberi kesempatan untuk memilih penyelenggara layanan publik jika pelayanan publik yang diberikan pada institusi yang bersangkutan tidak berkualitas. Sementara itu, teori voice mengatakan bahwa pihak institusi penyedia layanan tersebut memberi kesempatan kepada konsumen untuk mengungkapkan ketidakpuasan pada lembaga penyelenggara.

Hasil riset menunjukkan, PDAM Kabupaten Sragen sudah menggunakan teori exit and voice ini dalam pelayanan publik. Teori exit diterapkan melalui pemberian pilihan pada konsumen untuk melanjutkan pelayanan air atau memilih menghentikan pelayanan (melalui prosedur tutup sementara atau berhenti berlangganan). Semisal dalam prosedur tutup  sementara, maka petugas akan menghentikan aliran air di water meter pelanggan yang bersangkutan dalam jangka waktu tertentu, sampai pelanggan menginginkan menggunakan pelayanan air dari PDAM kembali. Sementara jika berhenti berlangganan, petugas akan melakukan pencabutan water meter, dimana pelanggan diberi keleluasaan dalam memilih penyedia pelayanan lain semisal Air Minum Dalam Kemasan (AMDK), jerigen air pegunungan, atau PAMSIMAS, dengan tetap memberikan informasi keunggulan PDAM dalam segi kualitas, kuantitas, dan kontinuitas. 

Sementara itu, teori voice diterapkan oleh PDAM Kabupaten Sragen melalui penyediaan berbagai macam pelayanan pengaduan untuk menampung keluhan maupun saran dari konsumen. PDAM Kabupaten Sragen melakukan Survey Kepuasan Pelayanan yang dilakukan bekerjasama dengan BPKP Jawa Tengah. Survey Kepuasan Pelayanan ini dilakukan melalui penyebaran kuesioner dan interview ke pelanggan terkait pelayanan PDAM Kabupaten Sragen. Fasilitas voice lainnya dilakukan PDAM Kabupaten Sragen Layanan Pengaduan Langsung, dimana konsumen dapat datang langsung ke kantor ataupun melalui pengaduan lewat petugas lapangan. Apabila pengaduan dilakukan di kantor pusat, maka Divisi Customer Services akan melayani pengaduan langsung dan mencatat pengaduan tersebut melalui system computer untuk kemudian diteruskan ke divisi terkait, semisal Divisi Distribusi untuk pengaduan kebocoran pipa dinas, dll. 

Selain Layanan Pengaduan Langsung, konsumen juga dilayani dengan fasilitas Layanan Pengaduan Tidak Langsung, semisal by telephone, dimana Divisi Customer Services menyediakan pelayanan pengaduan 24 jam (one stop service) melalui telephone di (0271) 890423, atau melalui sms center di (0271) 7075985. Pengaduan Tidak langsung juga dapat dilakukan melalui fasilitas “Mata PDAM” yang dapat diakses di www.pdamsragen.com. Melalui “Mata PDAM” ini, konsumen diberi keleluasaan dalam mengupload foto terkait pelayanan PDAM Kabupaten Sragen. Sebagai contoh, semisal pelanggan mendapati pipa dinas bocor, pelanggan dapat memfoto kondisi tersebut dan menandai lokasi kebocoran, kemudian menguploadnya dalam icon  “Mata PDAM” sehingga petugas teknis dapat segera melakukan penanganan. 

Beranjak dari pemaparan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa PDAM Kabupaten Sragen sangat responsive terhadap pelayanan pengaduan konsumen. PDAM Kabupaten Sragen telah menerapkan teori exit and voice secara baik dalam manajemen pelayanannya. Kedepannya, beberapa fasilitas layanan pengaduan akan terus dikembangkan, sehingga dapat mewujudkan pelayanan prima. 

Johan Bhimo Sukoco

*) Gambar diambil darisini.