Menakar Pentingnya Manajemen Arsip

Menurut Odgers, seperti dikutip dalam buku Manajemen Administrasi Perkantoran Modern (Badri M. Sukoco, 2007:82) pengelolaan arsip atau dengan kata lain manajemen arsip adalah proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik. Masih dalam sumber yang sama, Charman (Badri M. Sukoco, 2007:82) menyebut definisi manajemen arsip sebagai proses yang menitikberatkan pada efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan, dan pemusnahan dokumen apabila tidak diperlukan.

Yohannes Suraja (2006:62), menuliskan bahwa manajemen kearsipan merupakan suatu rangkaian kegiatan mengelola seluruh unsur yang terlibat di dalam proses pengurusan arsip. Usaha pengelolaan kearsipan dilakukan melalui pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, pengarahan, dan pengendalian atau pengawasan terhadap arsip dan sumber daya yang tersedia untuk pengurusan kearsipan seperti pegawai kearsipan (arsiparis), fasilitas kearsipan, dan keuangan yang dipergunakan untuk pembiayaan pelaksanaan kegiatan kearsipan.

Setelah diuraikan mengenai beberapa pengertian pengelolaan arsip di atas, maka dapat disimpulkan bahwa pengelolaan arsip merupakan suatu rangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengatur seluruh unsur yang ada dalam pengurusan arsip, melalui pendayagunaan sumber daya yang tersedia pada suatu organisasi (arsiparis, fasilitas, dan finansial), untuk selanjutnya diarahkan dalam kegiatan kearsipan meliputi penyimpanan, penemuan kembali, peminjaman, pengamanan, dan pemusnahan arsip. Menurut Saiman (2002:105-106) terdapat tiga macam azas penyimpanan arsip, yaitu sentralisasi, desentralisasi, dan kombinasi sentralisasi dan desentralisasi. PDAM Tirto Negoro Kabupaten Sragen, dalam pengelolaan arsip menggunakan azas kombinasi sentralisasi dan desentralisasi. Dikatakan demikian, karena dalam penanganan arsip yang masih sering dipergunakan (arsip aktif), dikelola di unit kerja masing-masing, sedangkan untuk arsip yang sudah tidak sering dipergunakan (arsip inaktif) dikelola di sentral arsip. PDAM Tirto Negoro Kabupaten Sragen memiliki sub divisi Document Control yang bertugas melakukan pengelolaan arsip secara tersentral. Selain itu, pengelolaan arsip di PDAM Tirto Negoro Kabupaten Sragen juga diperkuat oleh Divisi Corporate Secretary. Pengelolaan arsip yang secara dini dilakukan PDAM Tirto Negoro Kabupaten Sragen ini dilaksanakan dengan didasari oleh kesadaran pihak manajemen terkait pentingnya fungsi arsip sebagai sumber informasi bagi perusahaan. 

Johan Bhimo Sukoco
*) Gambar diambil darisini.