Selayang Pandang Dunia Kearsipan

Arsip adalah bahan kerja dalam bentuk tulisan yang disimpan dan dirawat sebaik-baiknya untuk memberikan informasi (Thomas Wiyasa, 2003:44). Arsip yang dimiliki suatu organisasi perlu dikelola secara memadai. Pengelolaan arsip atau jamak disebut dengan manajemen arsip disini, diartikan sebagai suatu kegiatan dalam mengurus atau mengatur arsip  secara sistematis, sehingga apabila sewaktu-waktu dibutuhkan dapat ditemukan kembali secara cepat dan tepat. Pengelolaan arsip ini disebut pula dengan kearsipan atau filing. Di dalam manajemen kearsipan ini, daur hidup arsip dari penciptaan sampai penyusutan perlu diperhitungkan secara tepat, sehingga dapat  diketahui proses mana yang sedang dilalui arsip yang bersangkutan.

Perlu dicatat, pengelolaan arsip bukan hanya terfokus pada penyimpanan saja, melainkan juga perlu diperhatikan proses pemeliharaan sampai dengan penemuan kembali. Hal ini sesuai dengan pengertian yang terkandung dalam kearsipan itu sendiri. Menurut Wagimin dan Endang Martini (2006:30) kearsipan atau filing merupakan proses penerimaan, pengaturan, dan penyimpanan warkat-warkat secara sistematis. Prosedur secara sistematis tersebut bertujuan agar arsip yang disimpan dapat ditemukan kembali dengan mudah, apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.

Hal yang perlu digarisbawahi adalah bahwa penemuan kembali arsip merupakan tujuan inti dari pengelolaan arsip. Penyimpanan arsip memang penting, akan tetapi penemuan kembali arsip secara cepat lebih vital. Pengelolaan arsip dalam suatu organisasi jamak dilakukan oleh Unit Sekretariat. Hal ini didasarkan bahwa kearsipan merupakan bagian dari kegiatan ketatausahaan, yang diidentikkan dengan pengurusan surat/warkat. Menurut Wursanto (Saiman, 2002:31), sekretariat adalah satuan organisasi atau lembaga yang melaksanakan jasa-jasa perkantoran dalam bidang ketatausahaan.

Sekretariat sebagai unit pengurusan arsip atau warkat dituntut memberikan perhatian yang lebih pada pengelolaan arsip. Pengelolaan arsip yang tidak sesuai prosedur seringkali menimbulkan kesimpangsiuran informasi. Suatu keputusan atau kegiatan organisasi lainnya akan sedikit banyak mengalami hambatan, apabila pengelolaan arsip tidak dilakukan secara memadai. Sebaliknya, keberadaan arsip dapat mendukung kinerja organisasi jika pengelolaannya dilakukan dengan memperhatikan prosedur kearsipan. 

Menyadari betapa pentingnya manajemen arsip yang handal, PDAM Tirto Negoro Kabupaten Sragen merumuskan pembentukan sub divisi Document Control yang secara khusus melakukan pengelolaan arsip. Lebih lanjut, pihak manajemen PDAM Tirto Negoro Kabupaten Sragen membentuk divisi Corporate Secretary untuk memperkuat pengelolaan arsip di perusahaan publik tersebut. Hal ini membuktikan bahwa PDAM Tirto Negoro Kabupaten Sragen memiliki komitmen yang kuat dalam melakukan pengelolaan arsip  atau manajemen arsip. 

Johan Bhimo Sukoco
*) Gambar diambil darisini.