PDAM Kabupaten Sragen Sebagai Sistem

Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen yang lain. Sri Sumantri (1976), menyatakan bahwa system adalah sekelompok bagian-bagian yang bekerja bersama-sama untuk melakukan suatu maksud, apabila salah satu bagian rusak atau tidak dapat menjalankan tugasnya, maka maksud yang hendak dicapai tidak akan terpenuhi atau setidak-tidaknya system yang sudah terwujud akan mendapat gangguan. Pamudji (1981), menuliskan lebih lanjut, bahwa system adalah suatu kebulatan atau keseluruhan yang kompleks atau terorganisir, suatu himpunan atau perpaduan hal-hal atau bagian-bagian yang membentuk suatu kebulatan atau keseluruhan yang kompleks atau utuh. Senada dengan pendapat tersebut, Prajudi Atmosudirdjo (1973), menyatakan bahwa system adalah suatu jaringan dari prosedur-prosedur yang berhubungan satu sama lain menurut skema atau pola yang bulat untuk menggerakkan suatu fungsi yang utama dari suatu usaha atau urusan.

Istilah system banyak digunakan dalam berbagai konsep, misalnya system peredaran darah, system pendidikan, system perbankan, system akuntansi, dan lain sebagainya. PDAM Kabupaten Sragen juga merupakan sebuah system. PDAM Kabupaten Sragen sebagai system, berarti bahwa instansi tersebut merupakan penggambaran sebuah system organisasi. Sebagai sebuah system, maka PDAM Kabupaten sragen memiliki unsur-unsur yang ada dalam system, meliputi:  masukan (input), proses (process), dan keluaran (output). Sebagai sebuah system, maka organisasi ini memiliki masukan berupa data-data calon pelanggan, anggaran dana, ide-ide dari masing-masing SDM, dan lain sebagainya. Selanjutnya, masukan-masukan tersebut diproses dengan menggunakan Sistem Informasi Administrasi (SIA) secara terkomputerisasi maupun manual, hingga kemudian menghasilkan output berupa laporan-laporan, keuntungan perusahaan, pelanggan, dan lain sebagainya. 

Tata Sutabri (2005:8), menyatakan bahwa suatu system pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Dari definisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian system secara umum, yaitu sebagai berikut: (a) setiap system terdiri dari unsur-unsur; (b) unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu system yang bersangkutan; (c) unsur system tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan system; (d) suatu system merupakan bagian dari system lain yang lebih besar. Berikut ini akan dikaji masing-masing poin tersebut dalam implementasinya terkait system organisasi di PDAM Kabupaten Sragen. 

Setiap system terdiri dari unsur-unsur. Sistem organisasi di PDAM Kabupaten Sragen terdiri dari unsur-unsur, seperti divisi-divisi: Keuangan, Hubungan Langganan, Produksi, Distribusi, Perencanaan, PDE, SDM dan lain sebagainya. Unsur-unsur suatu system terdiri dari sub system-sub system yang lebih kecil, yang terdiri pula dari kelompok unsur yang membentuk sub system tersebut. Misalnya, Divisi Hubungan Langganan, memiliki Sub Sistem Marketing, Sub Sistem Pasang Baru, Sub Sistem Penagihan, dan Sub Sistem Rekening. 

Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu system yang bersangkutan. Unsur-unsur system berkaitan erat satu dengan yang lain dan sifat serta kerjasama antar unsur system tersebut mempunyai bentuk tertentu. PDAM Kabupaten Sragen sebagai sebuah system organisasi, berarti bahwa unsur-unsur yang ada di dalamnya seperti divisi Keuangan, Hubungan Langganan, Produksi, Distribusi, Perencanaan, PDE, atau SDM, saling berkaitan erat satu dengan yang lain serta bekerjasama untuk mencapai visi dan misi perusahaan. Dapat dicontohkan, Divisi Hubungan Langganan, berkaitan erat dan berkoordinasi dengan bagian SDM terkait penyediaan SDM-SDM marketing professional dalam rangka mencari pelanggan. Di sisi lain, Divisi Hubungan Langganan juga berhubungan erat dengan bagian PDE dalam kaitannya dengan data elektronik dan input data pelanggan melalui Sistem Informasi Administrasi (SIA). Dalam kasus lainnya, Divisi Hubungan Langganan terkoordinasi dengan Divisi Perencanaan dalam kaitannya dengan pemetaan wilayah pengembangan jaringan dan teknis lainnya. 

Unsur system tersebut bekerjasama untuk mencapai tujuan system. Setiap system memiliki tujuan tertentu. Demikian pula dengan system organisasi di PDAM Kabupaten Sragen dimana masing-masing unsur juga memiliki tujuan-tujuan tertentu yang terkandung dalam tugas pokok dan fungsi (tupoksi) masing-masing divisi atau sub divisi. Unsur-unsur tersebut, terkoordinasi dan bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama system, yaitu seperti yang telah dirumuskan dalam program kerja, target, ataupun dalam visi dan misi perusahaan.

Suatu system merupakan bagian dari system lain yang lebih besar. Sebagai contoh, system organisasi PDAM Kabupaten Sragen merupakan bagian dari system lain yang lebih besar, yaitu sistem organisasi Badan Pemberdayaan Usaha Milik Daerah (BPUMD) Kabupaten Sragen. Dapat dicontohkan, system organisasi BPUMD Kabupaten Sragen dapat dibagi kedalam beberapa system organisasi yang tergabung dalam BUMD Kabupaten Sragen, semisal: PDAM, BKK, BPR Djoko Tingkir, Bengkel Terpadu, dan lain sebagainya.   

  

Beranjak dari pemaparan di atas, maka terlihat jelas diskripsi PDAM Kabupaten Sragen sebagai sebuah system. Sistem organisasi PDAM Kabupaten Sragen memiliki unsur-unsur, memiliki keterpaduan dan kerjasama antar unsur dengan tujuan yang sama, serta merupakan bagian system lain yang lebih besar. Selain itu, sudah jelas bahwa system organisasi ini memiliki masukan (input), proses (process), dan keluaran (output). Dengan memahami PDAM Kabupaten Sragen sebagai sebuah system, maka diharapkan masing-masing karyawan atau stakeholders yang terlibat dalam pengelolaannya mampu menerapkan karakter system ini, yaitu terutama dalam hal koordinasi antar masing-masing divisi atau sub divisi, sehingga akan tercapai tujuan dengan kerjasama yang solid. Kerjasama antar sub system akan menimbulkan hubungan yang sinergis. Sebaliknya, rusaknya salah satu bagian akan mengganggu kestabilan system itu sendiri secara keseluruhan. 

Johan Bhimo Sukoco

*) Gambar diambil darisini