Selayang Pandang Dunia Kearsipan

Arsip adalah bahan kerja dalam bentuk tulisan yang disimpan dan dirawat sebaik-baiknya untuk memberikan informasi (Thomas Wiyasa, 2003:44). Arsip yang dimiliki suatu organisasi perlu dikelola secara memadai. Pengelolaan arsip atau jamak disebut dengan manajemen arsip disini, diartikan sebagai suatu kegiatan dalam mengurus atau mengatur arsip  secara sistematis, sehingga apabila sewaktu-waktu dibutuhkan dapat ditemukan kembali secara cepat dan tepat. Pengelolaan arsip ini disebut pula dengan kearsipan atau filing. Di dalam manajemen kearsipan ini, daur hidup arsip dari penciptaan sampai penyusutan perlu diperhitungkan secara tepat, sehingga dapat  diketahui proses mana yang sedang dilalui arsip yang bersangkutan.

Perlu dicatat, pengelolaan arsip bukan hanya terfokus pada penyimpanan saja, melainkan juga perlu diperhatikan proses pemeliharaan sampai dengan penemuan kembali. Hal ini sesuai dengan pengertian yang terkandung dalam kearsipan itu sendiri. Menurut Wagimin dan Endang Martini (2006:30) kearsipan atau filing merupakan proses penerimaan, pengaturan, dan penyimpanan warkat-warkat secara sistematis. Prosedur secara sistematis tersebut bertujuan agar arsip yang disimpan dapat ditemukan kembali dengan mudah, apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.

Hal yang perlu digarisbawahi adalah bahwa penemuan kembali arsip merupakan tujuan inti dari pengelolaan arsip. Penyimpanan arsip memang penting, akan tetapi penemuan kembali arsip secara cepat lebih vital. Pengelolaan arsip dalam suatu organisasi jamak dilakukan oleh Unit Sekretariat. Hal ini didasarkan bahwa kearsipan merupakan bagian dari kegiatan ketatausahaan, yang diidentikkan dengan pengurusan surat/warkat. Menurut Wursanto (Saiman, 2002:31), sekretariat adalah satuan organisasi atau lembaga yang melaksanakan jasa-jasa perkantoran dalam bidang ketatausahaan.

Sekretariat sebagai unit pengurusan arsip atau warkat dituntut memberikan perhatian yang lebih pada pengelolaan arsip. Pengelolaan arsip yang tidak sesuai prosedur seringkali menimbulkan kesimpangsiuran informasi. Suatu keputusan atau kegiatan organisasi lainnya akan sedikit banyak mengalami hambatan, apabila pengelolaan arsip tidak dilakukan secara memadai. Sebaliknya, keberadaan arsip dapat mendukung kinerja organisasi jika pengelolaannya dilakukan dengan memperhatikan prosedur kearsipan. 

Menyadari betapa pentingnya manajemen arsip yang handal, PDAM Tirto Negoro Kabupaten Sragen merumuskan pembentukan sub divisi Document Control yang secara khusus melakukan pengelolaan arsip. Lebih lanjut, pihak manajemen PDAM Tirto Negoro Kabupaten Sragen membentuk divisi Corporate Secretary untuk memperkuat pengelolaan arsip di perusahaan publik tersebut. Hal ini membuktikan bahwa PDAM Tirto Negoro Kabupaten Sragen memiliki komitmen yang kuat dalam melakukan pengelolaan arsip  atau manajemen arsip. 

Johan Bhimo Sukoco
*) Gambar diambil darisini. 

Change!

Artikel ini merupakan resensi buku berjudul Change!, sebuah buku bertema besar perubahan karangan Rhenald Kasali, Ph.D (2005). Buku ini mengulas perihal manajemen perubahan dan manajemen harapan. Buku ini banyak membahas perihal perubahan yang dilakukan dalam organisasi atau perusahaan. Dikatakan dalam buku ini bahwa perubahan dapat dilakukan seiring perjalanan sebuah organisasi. Rhenald Kasali, Ph.D mengutip pepatah romawi yang mengatakan bahwa “crescit in cundo”, yang berarti bahwa bertumbuh selagi berjalan. Hal ini menunjukkan bahwa sebuah perubahan organisasi dapat dilakukan bersamaan dengan pertumbuhan organisasi tersebut.

“Change” perlu dilakukan secara bertahab (incrimental). Perlu diingat bahwa “Change” bukan berarti saat program dirubah, perubahan langsung terlihat jelas. Perubahan memerlukan waktu untuk melihat hasilnya. Hal ini seperti yang terlihat dalam contoh kasus orang yang sedang sakit. Perubahan berarti ialah perjalanan dari ia sakit menjadi sembuh. Jika orang sakit tersebut ingin sehat, maka ia harus mau menelan obat-obatan berupa pil pahit, infus, operasi berdarah-darah, suntikan menyakitkan, kemoterapi, sinar laser, dan lain sebagainya. Kemudian, orang tersebut akan dalam kondisi recovery kemudian bangkit dan  sehat lagi. Namun, perubahan juga memerlukan diagnose atau strategi yang tepat. Contohnya, jika dokter memberi diagnosa salah terhadap pasien sakit tersebut, dampaknya ialah ia justru akan bertambah sakit atau bahkan ironisnya meninggal dunia.

Setiap orang di dalam perubahan perlu menanamkan diri pada sifat “ketidakpuasan” terhadap kondisi yang sudah ada dan keluar dari zona nyaman yang sebelumnya sudah melikupinya. Hal ini seperti yang dikatakan Jim Collins (2001) bahwa “Good is enemy great”. Hal ini berarti bahwa jika seseorang menilai prestasinya sudah baik (good), akan terhalang berevolusi menuju kondisi lebih baik (great), hal ini karena seseorang tersebut sudah berada di zona nyaman.

Hal yang menarik adalah ungkapan Rhenald Kasali (2005:138), yang mengatakan bahwa bagi orang yang bekerja, perubahan yang tak kunjung memberikan hasil, dapat diibaratkan sekolah yang tak kunjung wisuda. Hal ini berarti bahwa kita akan berada di sekolah terus, sampai suatu ketika kita sadar telah kehilangan orbit. Dari pernyataan tersebut, dapat disimpulkan bahwa dalam setiap organisasi, perubahan harus dilakukan. Jika tidak, maka analoginya ialah kita bekerja terus menerus namun tanpa output yang sesuai harapan atau bahkan kita akan tergerus oleh persaingan dengan corporate  lainnya.

Buku berjudul Change! ini merupakan satu dari kelima buku karangan Rhenald Kasali, Ph.D, yang dikaji oleh karyawan-karyawati PDAM Tirto Negoro Kabupaten Sragen setahun terakhir. Buku terkait motivasi kerja lainnya yang dikaji adalah “Myelin”, “Re-Code”, “Cracking Zone”, dan “Powerhouse”.Buku-buku ini dibagikan kepada karyawan oleh Divisi Sumber Daya Manusia (SDM) PDAM Tirto Negoro Kabupaten Sragen, dengan harapan dapat meningkatkan motivasi kerja karyawan. Diharapkan pula dengan mengkaji buku ini karyawan semakin terampil dalam menganalisis berbagai permasalahan organisasi, serta menemukan berbagai strategi untuk keluar dari permasalahan organisasi tersebut, hingga pada akhirnya mampu bangkit dan menjadi perusahaan kelas dunia. Sebagai implementasi buku ini, PDAM Tirto Negoro Kabupaten Sragen telah melakukan perubahan mendasar dari pola kerja berbudaya birokrasi menjadi budaya korporasi. Perubahan budaya kerja ini, ditandai dengan konsolidasi SDM dan ditandatanganinya 5 (lima) nilai inti perusahaan yang mengedepankan nilai-nilai bisnis daripada politik praktis. 

Johan Bhimo Sukoco

 *) Gambar diambil darisini

Exit and Voice Theory di PDAM Kabupaten Sragen

Kualitas pelayanan di PDAM Kabupaten Sragen dapat dianalisis menggunakan teori exit and voice. Teori exit mengatakan bahwa konsumen diberi kesempatan untuk memilih penyelenggara layanan publik jika pelayanan publik yang diberikan pada institusi yang bersangkutan tidak berkualitas. Sementara itu, teori voice mengatakan bahwa pihak institusi penyedia layanan tersebut memberi kesempatan kepada konsumen untuk mengungkapkan ketidakpuasan pada lembaga penyelenggara.

Hasil riset menunjukkan, PDAM Kabupaten Sragen sudah menggunakan teori exit and voice ini dalam pelayanan publik. Teori exit diterapkan melalui pemberian pilihan pada konsumen untuk melanjutkan pelayanan air atau memilih menghentikan pelayanan (melalui prosedur tutup sementara atau berhenti berlangganan). Semisal dalam prosedur tutup  sementara, maka petugas akan menghentikan aliran air di water meter pelanggan yang bersangkutan dalam jangka waktu tertentu, sampai pelanggan menginginkan menggunakan pelayanan air dari PDAM kembali. Sementara jika berhenti berlangganan, petugas akan melakukan pencabutan water meter, dimana pelanggan diberi keleluasaan dalam memilih penyedia pelayanan lain semisal Air Minum Dalam Kemasan (AMDK), jerigen air pegunungan, atau PAMSIMAS, dengan tetap memberikan informasi keunggulan PDAM dalam segi kualitas, kuantitas, dan kontinuitas. 

Sementara itu, teori voice diterapkan oleh PDAM Kabupaten Sragen melalui penyediaan berbagai macam pelayanan pengaduan untuk menampung keluhan maupun saran dari konsumen. PDAM Kabupaten Sragen melakukan Survey Kepuasan Pelayanan yang dilakukan bekerjasama dengan BPKP Jawa Tengah. Survey Kepuasan Pelayanan ini dilakukan melalui penyebaran kuesioner dan interview ke pelanggan terkait pelayanan PDAM Kabupaten Sragen. Fasilitas voice lainnya dilakukan PDAM Kabupaten Sragen Layanan Pengaduan Langsung, dimana konsumen dapat datang langsung ke kantor ataupun melalui pengaduan lewat petugas lapangan. Apabila pengaduan dilakukan di kantor pusat, maka Divisi Customer Services akan melayani pengaduan langsung dan mencatat pengaduan tersebut melalui system computer untuk kemudian diteruskan ke divisi terkait, semisal Divisi Distribusi untuk pengaduan kebocoran pipa dinas, dll. 

Selain Layanan Pengaduan Langsung, konsumen juga dilayani dengan fasilitas Layanan Pengaduan Tidak Langsung, semisal by telephone, dimana Divisi Customer Services menyediakan pelayanan pengaduan 24 jam (one stop service) melalui telephone di (0271) 890423, atau melalui sms center di (0271) 7075985. Pengaduan Tidak langsung juga dapat dilakukan melalui fasilitas “Mata PDAM” yang dapat diakses di www.pdamsragen.com. Melalui “Mata PDAM” ini, konsumen diberi keleluasaan dalam mengupload foto terkait pelayanan PDAM Kabupaten Sragen. Sebagai contoh, semisal pelanggan mendapati pipa dinas bocor, pelanggan dapat memfoto kondisi tersebut dan menandai lokasi kebocoran, kemudian menguploadnya dalam icon  “Mata PDAM” sehingga petugas teknis dapat segera melakukan penanganan. 

Beranjak dari pemaparan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa PDAM Kabupaten Sragen sangat responsive terhadap pelayanan pengaduan konsumen. PDAM Kabupaten Sragen telah menerapkan teori exit and voice secara baik dalam manajemen pelayanannya. Kedepannya, beberapa fasilitas layanan pengaduan akan terus dikembangkan, sehingga dapat mewujudkan pelayanan prima. 

Johan Bhimo Sukoco

*) Gambar diambil darisini.